Деятельность нашей славной организации, как и многих других, состоит из выполнения операций и проектов (я попытаюсь понятнее объяснить, в чем различие между этими понятиями далее в руководстве). Чтобы не потеряться в море информации, разрабатывается инструмент (рабочее название Задачник), в использовании и разработке которого вы принимаете непосредственное участие. Задачник получается довольно функциональный, и без понятного руководства внедрять его в процессы предприятия становится проблематично.

Данное руководство не претендует на полноту и совершенность. Это рабочая версия, и я надеюсь с вашей помощью доработать его до нормального состояния.

При составлении руководства будут использоваться международные стандарты (PMBoK 2000) и различная литература.

Как читать данное руководство.

Сначала я разбираю основные термины теории управления проектами, необходимыми для работы с Задачником. Затем мы разберемся с тем, как эти понятия отображаются в Задачнике. Ну и в конце – самое интересное, то, что поможет вам совершать осознанные действия, - сценарии работы. Здесь мы по шагам разберем несколько типовых ситуаций: «Как создать проект», «Как получить календарный план работ» и т.д. К этому разделу можно будет обращаться как к справочнику, набору алгоритмов для работы с Задачником.

В этом разделе попытаемся с помощью определений и примеров разобраться в достаточно запутанной терминологии, применяемой в управлении проектами и в Задачнике.

Проект – временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. Обратите внимание на слово «временное». Это означает, что каждый проект имеет строго определенные даты начала и окончания. Проекты предпринимаются на разных уровнях нашей организации. В них может участвовать 1 человек, а может несколько отделов. Ресурсы на выполнение различных проектов могут выделяться совершенно различные.

Итак, проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди, оборудование, денежные средства нужны для выполнения работ, какое время люди и ресурсы будут заняты работой по проекту. Проектный план в Задачнике содержит три основных элемента: задачи, ресурсы и различные связи с корпоративной информационной системой.

Давайте разберемся в элементах подробнее.

Задача – работа, осуществляемая в рамках проектах для достижения определенного результата. Например, в проекте подключения клиента задачей будет являться подписание договора на оказание услуг связи.

На начальном этапе работы с задачником пользователи всегда задают вопрос «Зачем надо заводить задачи, если можно просто проект зафиксировать? Этого недостаточно?». Проект – это всего лишь общая информация о наборе работ, которые надо провести, чтобы достичь целей проекта, получить уникальный продукт. Т.е. это верхний уровень информации – шапка. Выполнять сотрудники будут именно задачи, на основании которых и вычисляется процент выполнения проекта, планируется дата завершения работ по проекту, ресурсы, необходимые для выполнения проекта и т.д. Грубо говоря, «мы не выполняем проект непосредственно, мы выполняем его посредством выполнения его задач». Чтобы проект был выполнен, надо обозначить задачи, которые будут выполняться вашими коллегами.

Поскольку обычно проект содержит много задач, то для удобства отслеживания плана, их объединяют в группы. В Задачнике можно создавать подзадачи, объединяя их в папочки. Давайте для удобства введем следующее понятие.

Фаза. Фаза состоит из нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, входящих в фазу, формируют ее результат.

Ресурсы – оборудование, материалы, денежные средства, необходимые для выполнения задач.

Вот… Это были основные определения теории управления проектами, нужные для работы в Задачнике.

Давайте разберем шапку проекта. Разберемся в терминах и показателях.

Номер проекта – уникальный номер, используемый для идентификации проекта, его поиска.

Название – строковый идентификатор проекта. Желательно давать проекту значимое название, потому что название используется при отображении списков проектов.

Создатель – пользователь, создавший проект. Данная характеристика проекта постоянна, ее нельзя изменять.

Ведущий – человек, ответственный за выполнение проекта. Отвечает за своевременное распределение и выполнение работ, занесение корректных данных в Задачник.

Очередь – зарезервированное поле. Пока не используется, планируется с помощью этого поля определять приоритетность проекта.

Прогресс – процентный показатель. Вычисляется как средний прогресс выполнения всех задач в проекте. Как вы догадались, если в данном поле показывается 50%, это означает, что работы по проекту выполнены наполовину.

Временные характеристики проекта описываются четырьмя датами.

Создан – дата создания проекта. Проставляется автоматически в момент создания проекта.

Начало работ – началом работ по проекту считается дата начала работ по первой (по времени) задаче. Вычисляется и прописывается в шапку проекта автоматически.

Факт. завершение – дата фактического завершения проекта. Как только вы завершаете последнюю задачу, эта дата автоматически проставляется.

План. завершение – это единственная дата, которую можно менять пользователю. Дата планируемого завершения проекта необходима при планировании деятельности предприятия. Обычно дату планируемого завершения определяет руководитель, создающий проект и назначающий ведущего проект, либо сам ведущий проекта.

Описание проекта – текстовое поле для фиксирования общей информации о проекте.

Контакты – общие контактные лица проекта. Сюда же записывается заказчик проекта. Естественно, есть возможность привязать к проекту несколько контактов. Представьте ситуацию, выполняется проект для конторы СуперПерцы, и повезло нам на протяжении всего проекта иметь в качестве контактного лица золотого (в переносном, и прямом, если посмотреть на пальцы, смысле) парня Васю Быкова. Итак, ведущий проекта привязывает СуперПерцев и Васю Быкова. Чтобы не потеряться в списке проектов и точно знать, что заказчик проекта – СуперПерцы, а не Вася Быков, можно присвоить СуперПерцам признак основного контакта. Все, теперь СуперПерцы выделяются жирненьким, и мы не потеряемся.

Документы – общие документы, касающиеся всего хода проекта. Привязываются только документы, находящиеся в архиве.

Заявка – в нашей корпоративной системе есть модуль работы с заявками пользователей. Для выполнения заявки надо провести какие-то работы, оформленные в виде проектов. Так вот, если проект участвует в какой-то заявке, то информация о ней выводится именно в этом поле.

Все, разобрались с шапкой проекта. Это только шапка и нашего Задачника. Готовьтесь, дальше будет много полезной информации.

Отдельно остановимся на Ведущем проекта.

Ведущий проекта устанавливается согласно регламентам, в которых описываются зоны ответственности сотрудников.

Ведущий несет ответственность:

• за конечный продукт проекта;
• за соблюдение сроков проекта;
• за сбор информации по проекту, ее полноту и занесение информации в карту проекта;
• за координацию работ по проекту (установка фактических и плановых дат работ);
• за закрытие проекта.

Ведущему на почтовый ящик приходит максимальная информация о проекте в течение всего жизненного цикла проекта. Все уведомления описаны в разделе Уведомления.

Представьте ситуацию, когда каждый день и не по разу, вам звонят ваши любимые коллеги и просят сделать однотипную работу, в которой есть несколько этапов.

Оформлять, конечно же, каждую такую работу надо как проект. Вот вы сидите и заводите по 15 задач в каждом проекте. Красота? Что-то тут не так…

Задачник предлагает вам выход из ситуации в виде проектов-шаблонов.

Единожды создав проект-шаблон, вы можете просто создавать его копии и настраивать его под конкретные задачи. Прописывать в каждом новом созданном проекте определенных исполнителей, назначать необходимые ресурсы и т.д.

Давайте теперь разберемся с задачами. Тут все немного запутанней, чем в проектах. Для начала разберем поля задачи, посмотрим, что они обозначают, какую информацию можно из них получить.

Номер задачи используется для идентификации задачи в задачнике, ее поиске и ссылке на задачу из других частей корпоративной системы.

Сведения о проекте выводятся для справки, для того, чтобы определить, какому проекту принадлежит задача.

Название задачи – текстовое поле. Вводите название информативней, чтобы ваши коллеги свободнее ориентировались в списке задач.

Описание – текстовое поле, которое содержит доп. информацию о задаче. Выводится в списке задач проекта и помогает посмотреть на проект в общем.

Создатель – пользователь, создавший задачу в проекте.

Очередь – очередность выполнения задачи в проекте.

Прогресс – процентный показатель выполнения. При вычислении процента выполнения фаз и проекта используется именно этот показатель.

Исполнители – ответственные за выполнение задачи сотрудники. Механизмы оповещения исполнителей о ходе проекта рассмотрим позднее.

Контакты – контактная информация по задаче. С кем контактировать, кому звонить…

Документы – документы, относящиеся к задаче. Можно привязать несколько документов из архива.

Ресурсы – временные и материальные ресурсы. Можно привязать любые ресурсы из справочника, определить их количество. Например, для выполнения задачи написания модуля для расчета какой-нибудь статистики потребуется 3 бочки пива. Эту информацию можно внести и потом получить отчет по ресурсам проекта.

Временные характеристики задачи.

Дата постановки – ведущий проекта отправил задачу исполнителям. Фактически эта дата означает дату готовности к исполнению, после того как дата определена, исполнители могут начинать работу по данной задаче.

Дата начала работ – исполнитель проставляет эту дату самостоятельно. Эта дата обозначает время фактического начала работ.

Фактическая дата завершения работ – исполнитель проставляет эту дату самостоятельно. Эта дата обозначает время фактического завершения работ.

Планируемая дата завершения работ – ее проставляет либо исполнитель, либо ведущий проекта в зависимости от обстоятельств.

Можно обрисовать следующий поток во времени, который поможет разобраться, как изменяются даты задачи.

Тип задачи – тип задачи определяется из справочника типов задач. Это очень полезное и интересное поле. На основании этого поля работает мощный механизм, который называется «ссылки».

• по кнопке «Отправить письмо» (конвертик) отсылается уведомление о задаче ИСПОЛНИТЕЛЯМ этой задачи.
• При любом изменении проекта, включая изменение задач в этом проекте, уведомление должен получать ВЕДУЩИЙ проекта, чтобы быть в курсе движения проекта.
• При создании проекта из шаблона или не из шаблона письмо получает только ВЕДУЩИЙ проекта, который и решает в последствии, какие письма должны получить исполнители задач. Вся ответственность за отправку уведомлений ложится на ВЕДУЩЕГО проекта.
• При изменении в задаче высылается письмо всем исполнителям этой задачи, чтобы они были в курсе изменений в своей задаче.
• Если исполнитель задачи является ведущим проекта, то при изменении задачи, он получает письмо только как ведущий.
• При завершении задачи высылается уведомление исполнителям задач, стоящим в очереди сразу за завершенной. Данное письмо сигнализирует о том, что все готово для выполнения следующих задач, пора активизироваться по ним и, может, быть, напомнить о них ведущему проекта.

ВНИМАНИЕ! Господа ведущие проектов, ответственность за дохождение информации до исполнителей лежит на вас! Если вы получаете письмо о создании проекта, в котором вы являетесь ведущим, вы обязаны:

1. следить за проектом;
2. рассылать информацию исполнителям.

ПРАВИЛО!!! ВЕДУЩИЙ ПРОЕКТА = ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ПРОЕКТ В ЦЕЛОМ!

Более подробно роль ведущего прописана в разделе Ведущий проекта.